Die richtige Hochzeitsorganisation

Da habe ich im letzten Hochzeitsblog ja etwas spannendes aufgegriffen, was die Gemüter sehr bewegt hat. Mein Rat war, nicht alle Aufgaben allein zu bewältigen, sondern vieles zu delegieren. Hochzeitsorganisation ist das Stichwort: Bei der Vorbereitung freuen sich die Lieben, wenn sie beitragen dürfen und am Hochzeitstag selbst braucht ihr jemanden, der euch den Rücken frei hält.

  • Das fängt bei der Gesamtstruktur an, die jemand im Auge haben sollte, der sich damit auskennt und euch kennt. Wann sollte man was eintakten, wie funktionieren Transfers (mit Bus, Auto oder zu Fuß) und wie lange muss man dafür einplanen.
  • Das geht weiter bei den ganzen Miniorganisationen des Tages. Jemand braucht ein Taxi, Gäste drücken euch Tonnen an Blumen und Geschenken in die Hand, die verstaut werden müssen, Klein-Moni hat ein Wehwehchen.
  • Hilfe beim Wetter-Notfall-Plan
  • Ganz wichtig natürlich die Unterstützung des Fotografen – zeitlich und z.B. bei den Gruppen- und Gästefotos.

Nun – das ist die Theorie des Ganzen. In der Praxis kann es freilich auch ganz anders aussehen. Beispiele gefällig?

Das Szenario, wenn ihr die Hochzeitsorganisation an jemanden gebt, dem ihr vertraut und der euch kennt, sich aber im Verlauf des Tages als komplett ahnungslos herausstellt. Zumindest was Hochzeitsplanungen betrifft. So passiert es, dass sich Gäste langweilen, weil am Nachmittag zu viel unorganisierte Freizeit eingeplant wurde. Der Hochzeitstanz wird unterbrochen, weil noch das obligatorische Spieleprogramm abgehalten werden muss (was viel besser in den Nachmittag gepasst hätte). Die Konsequenz spüre ich meist, wenn ich zu wenig Zeit für die Paarfotos habe, weil Druck gemacht wird. Oder der Organisator im Glauben, dass nach der Trauung wegen der Paarfotos Freizeit wäre, die Gäste fortschickt und ich das Gruppenfoto verschieben muss.

Ganz skurril wird es – so erlebt -, wenn die überaus engagiert organisierende Cousine nach der Trauung den Pfarrer bittet, noch „einige Worte an die Gemeinde“ richten zu dürfen. Sie steht dann wild gestikulierend auf der Kanzel und weist die Gäste in militärisch anmutendem Tonfall darauf hin, UNVERZÜGLICH in den Bus zu steigen und auf die Gratulation an der Kirche zu verzichten, denn dafür wäre an der Location ja noch genügend Zeit.

Und nun? Wie geht man nun die Aufgabenverteilung richtig an?

Ohne Organisationschaos, ohne unzufriedene Gäste (oder Fotografen ;-)), ohne Stress oder Langeweile? Hier meine Ideen dazu:

  1. Ihr füttert euer liebes Helferlein mit so vielen Hinweisen wie möglich und das langfristig. Im Idealfall ist derjenige eure rechte Hand und ihr plant von Anfang an gemeinsam.
  2. Ihr bekommt von mir ein Magazin, in dem viele Hinweise stehen, die die fotografische Organisation betreffen. Wie viel Zeit brauchen wir, wann sind günstige Zeitpunkte für Fotos, was machen wir mit den Gästen in der Zwischenzeit etc.
  3. Carmen & Ingo geben in ihrem Hochzeits-Podcast wichtige Hinweise.
  4. Meine liebe Kollegin Dani Müller hat auch ein ganz tolles Mag auf den Markt gebracht, mit dem schönen Titel #ichhabjagesagt.